Símafundur: Ábendingar um undirbúning, kostnað, hófsemi

Efni.

• Hvað er símafundur?
• Hvernig virkar símafundurinn?
• Símafundur
• Mismunandi verðlíkön fyrir ráðstefnusímtöl
• Hvað kostar símafundur raunverulega?
• Hvað þarftu fyrir símafund?
• Dæmigert vandamál með símafundum
• Hvernig er hægt að forðast villur í telco?
• Verkefni og virkni stjórnanda
• Hvernig virkar símafundur með farsíma?

Símafundur er hið fullkomna tæki til að ræða á einfaldan hátt, hratt og ódýrt um fagleg mál við fleiri en tvo aðila - hvort sem það eru verkefni eða kynningar. Of mikil tæknileg viðleitni er ekki nauðsynleg fyrir þetta. Einfaldur sími eða farsími dugar fyrir nútíma „Telco“. Hins vegar eru nokkrar mikilvægar reglur um símafund sem þú ættir að taka eftir áður. Gátlistarnir okkar sýna þér hvaða ...

Hvað er símafundur?

Símafundir eða svokölluð ráðstefnusímtöl eru fundir þar sem aðeins er hægt að heyra en ekki sjást. Hugtakið símaráðstefna - einnig þekkt undir skammstöfuninni Telko eða TK - er venjulega notað um símhringingar með fleiri en tveimur þátttakendum. Með þrjá til fjóra þátttakendur talar einn um þríhliða ráðstefnu eða fjögurra leiða ráðstefnu. Allt sem fer umfram það hvað varðar þátttakendur er bara fjarskiptasími. Að auki er gerður greinarmunur á símafundum eftir tegund tengingar:

• Málsmeðferð við innhringingu
  Þátttakendur hringja sjálfstætt inn á ráðstefnuna - búnir viðeigandi aðgangsgögnum - og þurfa að staðfesta sig með PIN-númeri.
• Útgáfuferli
  Þátttakendur eru kallaðir af rekstraraðila símafyrirtækisins eða af skipuleggjanda og ráðstefnan er „sótt“. Þó að ferlið sé þægilegra er það líka dýrara fyrir skipuleggjandann þar sem hann ber einnig öll tengigjöld.

Hvernig virkar símafundurinn?

Hægt er að setja upp símafund og hrinda honum í framkvæmd. Í millitíðinni eru fjölmargir - í sumum tilvikum ókeypis - símafyrirtæki á Netinu (meira um þetta í næsta kafla). Miklar forsendur þurfa ekki að vera uppfylltar.

Nútíma símakerfi er ekki krafist. Einfaldur sími eða farsími er allt sem þarf til fjarfundar. Þannig að ef þú vilt hefja símafund með þremur eða fleiri þátttakendum þarftu aðeins þrjú einföld skref:

• Skráðu símafund
  Til að hefja símafundinn verður þú að skrá símafundinn hjá völdum veitanda. Þessa skráningu er venjulega aðeins krafist einu sinni og er venjulega þegar mögulegt á heimasíðu fjarskiptaveitunnar. Til að gera þetta þarftu venjulega aðeins nafn og netfang (ókeypis veitendur geta notað þetta í viðskiptum) - eða reikningsföng (fyrir greitt fjarskiptafyrirtæki).
• Miðla aðgangsgögnum
  Yfirleitt verður þér úthlutað svokölluðu ráðstefnuherbergi. Allir þátttakendur geta seinna hringt í þetta sýndarherbergi. Í þessu skyni hefur símafundarherbergið tvíþættan aðgangslykil - símanúmer (númer innhringingar) og PIN-númer ráðstefnu (innhringingarkóði, PIN-númer eða númer ráðstefnu). Með gögnunum getur hver sem er hringt inn hvaðan sem er með símanum sínum, iPhone eða öðrum snjallsíma.
• Hefja símafund
  Ef allir þátttakendur eru með númer og PIN-númer getur þú byrjað. Raðaðu tíma, hringdu í og ​​byrjaðu símafund. Venjulega þarf að minnsta kosti tvo þátttakendur til að komast inn í herbergið. Sumir fjarskiptaaðilar hafa svokallaðan ráðstefnuleiðtoga - aðallega af öryggisástæðum. Hann hefur sinn eigin PIN ráðstefnuleiðtoga og er þá einnig sá sem gerir símafundinn kleift fyrir alla. Þangað til heyra restin af þátttakendum oft aðeins tónlist í bið.

Símafundur

Símtal frá heimili þínu eða skrifstofusíma tengir þig aðeins við annan einstakling. Fyrir símafund með fleiri en tveimur þátttakendum verður þú því að nota tiltekinn veitanda eða hugbúnað.

Hver þú velur veltur annars vegar á væntingum þínum eða kröfum veitanda - hins vegar auðvitað á verði tilboðsins. Við kynnum þér fyrir ýmsum veitendum sem þú getur haldið með símafundi með:

• Þýskt símafund
  Framleiðandinn deutsche-telefonkonferenz.de auglýsir með „100% ókeypis ráðstefnusamtali“. Þannig að þú þarft ekki að greiða nein viðbótargjöld, þú þarft aðeins að borga fyrir símtal til jarðlína. Eftir skráningu færðu aðgangsgögnin með tölvupósti og getur byrjað strax. Fjöldi þátttakenda og tímalengd ráðstefnunnar eru ótakmörkuð.
• Snjallráðstefna
  Notarðu mikið af símafundum, til reglulegra stefnumóta, til funda með viðskiptavinum eða til að vinna í teymi? Síðan getur þú tekið út mánaðaráskrift fyrir 9,90 hjá SmartConference veitunni. Allt að 5 þátttakendur geta tekið þátt í Telko á þessu fasta verði. Fyrir stærri hópa eru dýrari gjaldskrár fyrir allt að 25 þátttakendur.
• Whatsapp
  Ekki aðeins stutt skilaboð, heldur einnig símafundir í gegnum Whatsapp eru mögulegar. Í forritinu geturðu auðveldlega búið til hópsímtal og bætt við allt að sjö tengiliðum. Auðvelt, fljótlegt og ókeypis. Tilvalið fyrir einkanotendur en fyrir sum fyrirtæki er þetta afbrigði ekki nægilega fagmannlegt. Að auki verður þú auðvitað að vera tengdur öllum þátttakendum í gegnum Whatsapp.
• Skype
  Microsoft þjónustan Skype býður einnig upp á aðgerð fyrir hópsímtöl. Til að gera þetta þarftu að bæta viðkomandi þátttakendum í hóp með því að nota tengiliðina þína eða leitina. Þegar þetta hefur verið búið til geturðu byrjað hópsímtalið. Ef allir þátttakendur nota Skype hugbúnaðinn er ráðstefnusamtal af þessu tagi að kostnaðarlausu.
• Telekom viðskiptaráðstefna
  Deutsche Telekom býður upp á símafundarþjónustu sína, sem gerir bæði einfalt fjarskipta- og vefráðstefnu kleift. Auk samtalsins er einnig hægt að deila skjölum eða sýna kynningar. Þegar gjaldfært er eftir notkun er kostnaðurinn um 10 sent á mínútu og þátttakandi. Símafundur í 30 mínútur með 5 þátttakendum myndi kosta um 15 evrur. En það eru líka til fastar gerðir fyrir mismunandi fjölda þátttakenda.
• Meebl
  Meeble auglýsir nokkur stig: endurgjaldslaust, engin skráning, engar auglýsingar og enginn ruslpóstur. Allt sem þú þarft að gera er að slá inn netfangið þitt og birtan kóða - herbergi fyrir ráðstefnusamtalið er sett upp og hægt er að nota það. Þú færð ókeypis innhringinúmer frá Þýskalandi, Austurríki og Sviss. Ef þú vilt styðja þjónustuna geturðu valið gjaldtölu af sjálfsdáðum.

Aðrir (að hluta gjaldskyldir) veitendur í stafrófsröð án einkunnagjafar: Arkadin Hvenær sem er, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de VoiceMeeting, Woopla.

Mismunandi verðlíkön fyrir ráðstefnusímtöl

Þrátt fyrir mikið úrval af mismunandi veitendum er hægt að skipta verðlíkönunum í aðeins tvo flokka. Þegar þú velur viðeigandi lausn geturðu valið á milli þessara (og tengdra aðila):

• Innheimta byggð á notkun
  Greiðsla fer fram hér á mínútu og á hvern þátttakanda. Veitendur mæla nákvæmlega hversu marga þátttakendur var hringt í ráðstefnuna og í hve langan tíma. Margfaldað með gjaldskránni sem nefnd er, leiðir þetta til reikningsupphæðarinnar.
• Fast gjald með áskrift
  Fast verð til að eyða í ráðstefnusímtöl eins oft og lengi sem þú vilt. Upphæð áskriftarverðs miðast við fjölda þátttakenda. Um það bil 10 evrur á mánuði fyrir símtöl með allt að 7 notendum.

Það er best að reikna út hvaða valkostur er þess virði fyrir þig. Tíðar símafundir með langan tíma og margir þátttakendur eru verulega dýrari í fyrsta afbrigði. Á hinn bóginn, ef þú býður þér aðeins sjaldan til fjarskipta í litlum hópum, gætirðu borgað of mikið með fasta gjaldinu.

Hvað kostar símafundur raunverulega?

Margir veitendur auglýsa að símafundir þeirra séu ókeypis - við nánari athugun er þetta oft ekki alveg rétt: Annaðhvort eru takmarkanir á fjölda þátttakenda eða fyrsta skrefið - skráning - er ókeypis. Jafnvel þó að engar samningsskuldbindingar séu fyrir hendi eða mánaðarlegur kostnaður eru venjulega lág gjöld á mínútu fyrir ræðutímann meðan á ráðstefnunni stendur.

Hvaða kostnaður myndast, fer einnig eftir því hvaðan viðkomandi áskrifendur hringja í netið. Að jafnaði greiðir hver þátttakandi tengikostnaðinn við þýska jarðlínunetið. Þetta fer eftir viðkomandi símveitu: Ef þú ert með fast gjald í þýska símanetinu þarftu ekki að greiða sérstök gjöld;

Þátttakendur erlendis frá sem ekki hafa sérstök skilyrði fyrir þýska jarðlínunetið eru þó einnig hugsanlegir. Það fer eftir því sem veitir, það er líka möguleiki að leiðtogi ráðstefnunnar taki mið af símafundargjöldum fyrir alla. Í slíkum tilvikum er síðan tekin áskrift.

Hvað þarftu fyrir símafund?

Áður en þú velur réttan símafyrirtæki ættir þú að hugsa um formlega símafundinn sjálfan. Þessar forsendur hafa áhrif á val á þjónustuveitanda og þar með kostnaði við símafundinn:

• Fjöldi þátttakenda: Hversu margir þátttakendur taka þátt í símtækinu?
• Uppruni: Hringja erlendis frá í hringingu?
• Kostnaður: Hver greiðir einhver ráðstefnugjöld?
• Viðbótaraðgerðir: Þarftu þjónustu eins og vefstýringu (fyrir samhliða kynningar) eða upptökuaðgerð?

Venjulega nægja stöðluðu ráðstefnusímtölin og veitendur allt að tíu þátttakendum. Engu að síður ættir þú að fylgjast sérstaklega með alþjóðleika hringjenda og takmörkun á fjölda þátttakenda, annars getur það fljótt orðið dýrt.

Dæmigert vandamál með símafundum

Þrátt fyrir einfalda tækni geta hlutirnir farið úrskeiðis með símafundinum. Algeng vandamál eru meðal annars:

• Vandamál við að hringja
  Í ráðstefnusímtölum er oft að minnsta kosti einn aðili sem hringir ekki - annað hvort vegna þess að aðgangsgögnin eru röng (eða voru skráð á rangan hátt) eða vegna þess að hugbúnaðurinn sem notaður er (til dæmis með Skype) er úreltur.
• Tenging
  Enginn getur gert neitt í því, en það er pirrandi þegar þátttakendur fljúga ítrekað út úr símafundinum og þurfa til dæmis að hringja inn vegna lélegrar (útvarps) tengingar.
• Bakgrunnshljóð
  Ef þátttakendur eru að hlusta á tónlist í bakgrunni, glugginn er opinn eða þátttakendur hafa einfaldlega gleymt að ýta á málleysingjahnappinn meðan þeir eru að tala við annan aðila á skrifstofunni, það er afar pirrandi.
• Málsgrein
  Vegna þess að enginn sér hvor annan, þá eru engin ómunnleg samskipti sem gefa til dæmis merki um hver fær orðið næst. Áhrif: Það er erfitt að samræma hver talar hvenær. Annað hvort svara allir spurningu á sama tíma eða engin.

Hvernig er hægt að forðast villur í telco?

Hér að neðan veitum við þér einnig PDF skjal sem þú getur hlaðið niður án endurgjalds, sem inniheldur mörg ráð til að undirbúa og halda símráðstefnur. Þetta mun forðast pirrandi óhöpp og stuðla að velgengni símafundarins.

Sækja til að forðast villur

Verkefni og virkni stjórnanda

Sem stjórnandi hefurðu sérstöku hlutverki að gegna meðan á símafundinum stendur. Þeir koma með röð og reglu. Þú berð ábyrgð á eftirfarandi verkefnum:

• opnun
  Þú heilsar öllum viðstöddum. Þeir útskýra hvers vegna fjarskiptasíminn er að eiga sér stað og um hvað hann mun fjalla um á lengra námskeiði.
• kynning þátttakenda
  Ef það er ekki venjulegur símafundur eða ef nýir þátttakendur eru komnir, ættir þú að kynna alla fyrir hvor öðrum til að skapa notalegt andrúmsloft til umræðu.
• samhæfing
  Meginverkefni þitt er að samræma ræðurnar og stýra umræðunni. Auðveldast er að gefa þátttakendum orðið (og draga það til baka).
• tíma
  Fylgstu með klukkunni svo tíminn fyrir símafundinn fari ekki fram úr. Gakktu úr skugga um að dagskráin sé einnig unnin í gegn.
• Yfirlit
  Fundarstjóri lokar símafundinum. Í lokin ættir þú að draga saman niðurstöðurnar, gera grein fyrir næstu skrefum og gefa til kynna hvenær næsti fundur fer fram.

Hvernig virkar símafundur með farsíma?

Í grundvallaratriðum virka símafundir með farsíma eða iPhone ekki öðruvísi en aðrir. Umfram allt verður þú að ganga úr skugga um að farsíminn þinn hafi nægan líftíma rafhlöðunnar - lengri símtöl í snjallsímanum eru oft beinlínis orkuguslar. Þú ættir einnig að ganga úr skugga um fyrirfram að farsímasamningur þinn feli í sér fast gjald fyrir fastanetið. Þetta er eina leiðin til að halda símafundinum virkilega ókeypis fyrir þig.

Í símafundi með farsíma Sérstaklega er mælt með forritum eins og Whatsapp boðberaþjónustunni. Bæði notendur iPhone og eigendur Android snjallsíma geta alveg eins gert án viðbótarforrita, þar sem farsíminn þeirra inniheldur venjulega þegar þessa aðgerð. Meginreglan er sú sama: Fyrst þarftu að hringja í einhvern sem þarf að hringja til að geta bætt við fleiri þátttakendum um símatákn með plúsmerki. Athugið: þátttakendur verða allir að vera vistaðir í farsímum sínum. Að auki er símafundurinn aftengdur um leið og þú leggur á.